The Profit First: El arma que necesitas para llevar tu negocio de pachucho a rentable.

Si eres autónomo o dueño de un negocio, es posible que todavía no conozcas el método THE PROFIT FIRST.

Es normal, les pasa a muchos.

Con la que está nos está cayendo en España en a los autónomos, ¿Cómo se te queda el cuerpo si te dijera que puedes sofocar de manera importante la mayor fuente de preocupación que acecha a los autónomos?

Dicho así, parece el titular de algún curso vendehumos, pero no.

La falta de liquidez es según muchos estudios la principal fuente de preocupaciones para autónomos, dueños de negocio y empresarios en general.

Y es normal.

El camino que muchas personas recorren para tratar de poner solución a esto, es en muchos casos erróneo, partiendo de la base de que los problemas de dinero no se solucionan con dinero, se solucionan con ideas.

Y en esto se basa el libro THE PROFIT FIRST de Mike Michalowicz, o LA GANANCIA ES PRIMERO, que es como se ha traducido a castellano.

En darte la visión necesaria como para salir de esta situación de falta de liquidez a base de ideas.

Ideas que por simples, en algún caso concreto, parecen hasta difíciles de creer.

Ideas que suponen un cambio de paradigma con respecto a muchas cosas que nos han enseñado o que hemos heredado a través de creencias de lo generalmente aceptado.

Para alguien como yo que ha pasado la mayor parte de su vida administrando los negocios de otros, supuso una auténtica revolución y dicho sea de paso, todo un descubrimiento que ahora estoy compartiendo contigo.

Un cambio de paradigma y de cómo hacer las cosas.

Para ser empresario o dueño de negocio hay que aprender.

No hay más.

No puedes dirigir tu negocio por inercia o dirigirlo tal y como lo hacía tu padre, si es que lo heredaste.

Tal y como están hoy en día los negocios, no tienes otra solución que estar aprendiendo y desaprendiendo constantemente.

El mundo se mueve rápido y tú te tienes que mover con él.

Lo que ayer funcionaba, hoy ya no y gran parte de las cosas que funcionan hoy, mañana serán historia.

Creo que esto es un buen preámbulo para que entiendas que si tienes un negocio y decides leer THE PROFIT FIRST estás ante un escenario de cambio con respecto a muchas de las creencias que tenías sobre la gestión de negocios y sobre el dinero.

El dinero, es la sangre que alimenta cualquier negocio y si tienes uno, tienes que hacer que esa sangre fluya.

Los que estudiamos contabilidad en su momento de la forma tradicional aprendimos que:

Ventas – Gastos = Beneficio

Mike, propone darle la vuelta a la fórmula, haciendo que: 

Ventas – Beneficio = Gastos

Como puedes suponer, el resultado es el mismo, pero algo tan simple y que lleva ahí desde tiempos inmemoriales, ha supuesto una gran liberación para dueños de negocio de todo el mundo en forma de menos estrés y más libertad financiera.

La falta de liquidez es la razón del fracaso del 82% de los pequeños negocios que fracasan y si no quieres que el tuyo pase a engordar todavía más esa estadística, deberías seguir leyendo.

¿Qué es el método PROFIT FIRST?

En contra de lo que nos han enseñado de forma tradicional sobre que antes de cobrar, el empresario o dueño del negocio debe pagar primero, Mike propone administrar el flujo de efectivo de la empresa de forma más inteligente, de tal manera que después de hacer frente al pago de impuestos y de cobrar tu propio sueldo, el dinero restante se destina a pagar.

¿Cómo… este tío dice que lo que sobra es para pagar?

Literalmente sí.

¿Y si no sobra…?

Cuidado, no está diciendo que dejes de pagar ni mucho menos, lo que propone es que hay que optimizar y controlar al máximo la gestión de los gastos, para que el negocio no sea una máquina de devorar dinero.

La Ley de Parkinson.

Esta ley, atribuible a Cyril Northcote Parkinson dice que el trabajo que una persona debe hacer, se expande hasta llenar todo el tiempo del que dispone para completarlo y Mike Michalowicz recurre a ella en un momento del libro y además utiliza un simil bastante clarificador para hacernos ver que se puede ser mucho más eficiente con los gastos de lo que seguramente estás siendo hasta ahora.

Explica que cuando abrimos un nuevo tubo de pasta de dientes no tenemos problema en cargar bien el cepillo, de tal manera, que mucha de esa pasta termina por el desagüe totalmente desperdiciada. 

Y no sueles preocuparte mucho por esto, verdad? Porque está el tubo recién empezado y hay más.

Después de unas semanas, cuando el tubo se va vaciando, tenemos más precaución de no cargar tanto el cepillo de pasta de dientes.

Y finalmente, cuando sabías que debías haber comprado pasta de dientes y no lo has hecho, es cuando si tienes que subirte encima del tubo y pisarlo, para sacar una pizca más que poder llevar al cepillo, lo haces.

El dinero en un negocio sufre un ciclo parecido.

Mientras hay abundancia de dinero en la cuenta, muchos dueños de negocio no parecen preocuparse en exceso.

Cuando tenemos que escurrir la cuenta para poder pagar lo que debemos, es cuando echamos de menos el tubo de pasta lleno.

Mike propone esto precisamente.

Si a las ventas que tu negocio genera, le restas la parte (ineludible) de los impuestos y después apartas tu sueldo, no te quedará más remedio que pensar profundamente cada decisión que tenga que ver con cualquier gasto nuevo.

Y si haces esto bien y aplicas el método PROFIT FIRST, es muy probable que en poco tiempo liberes estrés porque estás dotando a tu negocio de salud financiera.

Parece fácil, pero ¿Cómo se aplica el método PROFIT FIRST?

Sencillo.

Utilizando la técnica que utilizan desde antes de que el hombre llegase a las cuevas de Altamira, las mayores expertas en economía que ha conocido cualquier galaxia conocida: las madres.

Empecé a trabajar durante los veranos cuando tenía trece años, igual que la mayoría de mis amigos del barrio.

Nuestros padres irían a la cárcel ahora por explotación laboral infantil, pero cuando yo tenía trece años no.

Era lo que había, porque ninguno en mi barrio éramos ricos.

Tanto mi hermano como yo, desde que empezamos a trabajar y hasta que nos casamos, todos y cada uno de los sueldos que cobramos terminaban en el bolsillo del delantal de mi madre.

Lo que viene siendo el Libro Mayor de la contabilidad.

Mi madre tenía el Libro Diario y el Libro Mayor en el bolsillo derecho y el Balance de Sumas y Saldos y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias en el izquierdo. Todo a mano.

No estudió Economía ni Administración y Dirección de Empresas, al igual que tantas y tantas madres de la época. No lo necesitaron.

En mi casa, ella se encargaba de separar y distribuir todo el dinero que llegaba en sobres. 

Uno para pagar, otro para comprar y otro para cuando se estropeaba la lavadora.

Y sin ser ricos, nunca nos faltó de nada y nunca dejó de pagar a nadie lo que hubiera que pagar.

Mike propone, básicamente lo mismo.

Repartir el dinero proveniente de la venta, todo el cash flow que llega a tu negocio y separarlo según unos porcentajes que tú defines al principio del proceso y que luego debes ir revisando y adaptando a la realidad de cada momento.

No es un sistema que trabaje con bases imponibles o con indicadores contables, para esto ya están los gestores.

Es un sistema centrado cien por cien en la gestión del flujo de efectivo de tu negocio y que te va a dar la claridad suficiente como para tomar decisiones inteligentes con respecto a la previsión y asignación de gastos.

Y es un sistema que bien aplicado es simple. 

Se trata de apartar un porcentaje de cada euro de ventas que genere tu negocio como sueldo y no esperar a ver si sobra algo a final de mes para poder cobrar.

Pero no basta solo con repartir tu flujo de efectivo en porcentajes, sino que para que el sistema PROFIT FIRST funcione bien, necesitarás transferir mensualmente las cantidades resultantes de estos porcentajes a cinco cuentas bancarias diferentes.

Estas cuentas, a las que Mike llama cuentas fundacionales son:

 – Cuenta de Ingresos. Es la que utilizarás para cobrar tus facturas y la que facilitarás a tus clientes como cuenta de cobro predeterminada.

– Cuenta de Ganancias. Es la cuenta a la que deberás transferir mensualmente una cantidad en concepto de beneficios del dueño del negocio, que no es lo mismo que el sueldo que percibes por el trabajo que desarrollas en él cada mes.

– Cuenta de Compensación del Dueño. Esta sí, es la cuenta a la que debes transferir tu sueldo.

– Cuenta de Impuestos. A esta cuenta deberás transferir cada mes la cantidad destinada al pago de impuestos.

– Cuenta Gastos de Operación. Es la cuenta destinada a todos los pagos y gastos que tengas mensualmente en tu negocio.

¿Tiene pegas el sistema PROFIT FIRST?

Si, claro que las tiene. No es magia y no es un sistema que te hará rico de la noche a la mañana.

• De entrada, te propone abrir cinco cuentas bancarias para cada uno de los porcentajes de dinero que tienes que apartar cada mes.

Eso en España a día de hoy es un problema.

Pero no cometas el error de querer controlar el sistema PROFIT FIRST con una hoja de cálculo.

Yo traté de hacerlo y no funciona.

Solo cuando empecé a aplicar el método de forma estricta en mi negocio es cuando ví que realmente es algo que funciona. 

• El segundo problema es la mentalidad. En este caso, tú mentalidad.

Esta forma de poder gestionar y administrar tu negocio, rompe con muchos de los patrones mentales que mucha gente tiene sobre cuándo y cómo cobrar cuando estás al frente de un negocio al que no le sobra el dinero.

Pero es sencillo también.

Si haces lo que propone el método PROFIT FIRST, verás que en poco tiempo eres capaz de cobrar mes a mes de forma puntual y tienes todo el flujo de efectivo bajo control.

Esto implica que tienes que ser disciplinado o disciplinada.

• No te puedes hacer trampas al solitario y saltarte a la torera tus propias reglas.

No puedes gastar más de la atribución de gastos que tengas asignada para cada mes y si lo haces, verás que puedes prescindir de algunos gastos que antes te parecían super importantes, pero que en realidad no lo son.

• La atribución que hagas de porcentajes puede ser errónea.

El libro te hace una recomendación para que te equivoques lo menos posible en la definición inicial, pero lógicamente cada negocio es un mundo y debes ir afinando y revisando estos porcentajes de forma periódica.

Yo los reviso y los ajusto de forma trimestral.

• Tu gestor te va a decir que esto son paparruchas.

Es normal.

Ellos estudiaron la contabilidad tradicional y llevan toda su vida laboral trabajando así.

Lo que debes hacerles ver es que el método PROFIT FIRST  no es un sustituto de ningún sistema contable o fiscal, es solo un sistema para gestionar el flujo de efectivo de tu negocio.

A tí como dueño o dueña de negocio, te interesa mucho más toda esta parte que saber qué es la Amortización Acumulada del Inmovilizado Inmaterial.

No sé, digo yo.

Posiblemente tenga más pegas según la perspectiva y experiencia de cada cuál, pero si lo piensas fríamente, no dejan de ser solo excusas o barreras mentales para no salir de la zona de confort.

Conclusión.

Para mí, en el momento de la aplicación inicial del método PROFIT FIRST, estos problemas fueron solo pequeños obstáculos que he ido solventando con el tiempo y para nada, me hicieron desistir de poder construir un negocio que te hace llegar a final de mes con la soga al cuello.

Desde hace algún tiempo ya no vivo tampoco con la incertidumbre de esperar a final de mes para saber si podía cobrar o no.

Y duermo mejor. 

Y dormir mejor, tiene un efecto fulminante sobre la calidad del trabajo que prestas a tus clientes.

Por último, déjame decirte que Mike Michalowicz tiene una página con recursos gratuitos de cada uno de sus libros pero están en inglés. 

Los tienes aquí: RECURSOS GRATUITOS THE PROFIT FIRST.  

Teniendo en cuenta esto, que puede que para muchas personas sea una dificultad, he creado un recurso gratuito con dos herramientas bastante útiles y que te ayudan a poder empezar a automatizar algunos cálculos del con el sistema PROFIT FIRST.

Por un lado, tienes la EVALUACIÓN INSTANTÁNEA del método PROFIT FIRST que es una herramienta que te dará una visión de realidad con respecto a cómo están las finanzas de tu negocio.

Para entender su funcionamiento y la aplicación práctica de esta herramienta dentro del sistema PROFIT FIRST, lógicamente deberías leer primero el libro. 

La segunda herramienta que quiero compartir contigo es la excel que yo utilizo en mi propio negocio desde que empecé aplicar el sistema PROFIT FIRST.

A esta hoja de cálculo llevo automáticamente cada mes mi cifra de ventas y ella misma se encarga de distribuir automáticamente la cantidad que tengo que transferir a cada cuenta, en función de los Porcentajes de Distribución asignados para cada trimestre.

Es una herramienta que he ido trabajando, puliendo y adaptando a las necesidades de cada momento y que sin duda, te resultará tremendamente útil para poder empezar a aplicar el sistema PROFIT FIRST en tu negocio.

Puedes descargar la Excel que incluye ambos recursos desde aquí: